Tu en as assez des réunions interminables où personne ne s’écoute vraiment ? Je te propose le Tick-Meeting : une approche radicalement différente qui fait de chaque rencontre professionnelle un moment fédérateur et productif. Cette méthodologie te permet de réunir l’ensemble de tes collaborateurs autour de réflexions communes, de dégager des solutions concrètes et de renforcer le sentiment d’appartenance. Résultat : un événement marquant qui compte vraiment pour ton organisation.
Qu’est-ce que le Tick-Meeting ?
Le Tick-Meeting représente bien plus qu’une simple réunion. Cette méthodologie transforme la manière dont ton entreprise communique et prend des décisions collectivement. Contrairement aux formats traditionnels où quelques personnes monopolisent la parole, cette approche garantit que chaque voix compte et que chaque idée trouve sa place.
Une méthodologie participative qui fédère
La force du Tick-Meeting repose sur sa capacité à mobiliser tous les participants sans exception. Chacun contribue activement aux échanges, des employés de terrain aux managers intermédiaires. Le format crée une atmosphère conviviale où la hiérarchie s’efface temporairement au profit d’un dialogue authentique.
L’organisation s’appuie sur des tables rondes de dix personnes, animées par des volontaires formés spécifiquement pour l’occasion. Cette configuration favorise les échanges directs et permet à chacun de s’exprimer librement. Les débats suivent un rythme précis, avec des séquences courtes et dynamiques qui maintiennent l’engagement de tous.
Les trois objectifs fondamentaux
Le Tick-Meeting vise trois résultats concrets pour ton organisation :
- Fédérer les participants autour de réflexions liées aux enjeux réels de l’entreprise
- Dégager des pistes de solution applicables immédiatement ou à moyen terme
- Renforcer le sentiment d’appartenance et améliorer la connaissance mutuelle entre collègues
Ces objectifs se matérialisent dès la première session. Les participants repartent avec la certitude d’avoir été entendus et que leurs contributions serviront effectivement à faire évoluer l’organisation.
Pour qui organiser un Tick-Meeting ?
La flexibilité du Tick-Meeting permet de l’adapter à différents contextes selon tes besoins spécifiques. Tu peux mobiliser aussi bien une équipe restreinte que l’ensemble du personnel de ta structure.
Le format intra-entreprise
Ce format rassemble tes propres collaborateurs pour travailler sur des problématiques internes. Tu as la possibilité d’inviter l’ensemble du personnel ou une partie représentative. Dans ce second cas, un tirage au sort garantit une vraie diversité de profils et évite les biais de sélection.
La méthode intra-entreprise peut également inclure :
- Les membres du conseil d’administration
- Les représentants de l’assemblée générale
- Tes clients stratégiques
- Tes fournisseurs principaux
Cette ouverture enrichit les débats en apportant des perspectives externes tout en préservant la cohérence des échanges.
Le format inter-entreprise
Tu peux organiser un Tick-Meeting avec des participants issus de plusieurs organisations. Ce format convient particulièrement bien quand plusieurs structures partagent une problématique commune ou travaillent sur un projet collaboratif.
Les regroupements d’acteurs socio-économiques, les syndicats ou les réseaux professionnels utilisent régulièrement cette approche pour faire avancer des dossiers collectifs.
Combien de participants prévoir ?
Le nombre de participants dépend de trois facteurs :
Théoriquement, aucune limite supérieure n’existe. J’ai déjà animé des Tick-Meetings qui ont rassemblé plusieurs centaines de personnes avec succès. L’important reste d’adapter le dispositif à ta réalité opérationnelle.
Selon ton contexte, la méthodologie peut fonctionner en deux ou trois langues simultanément pour garantir la compréhension de tous.
Comment préparer ton Tick-Meeting ?
La préparation constitue la clé de voûte d’un Tick-Meeting réussi. Plusieurs semaines avant l’événement, un travail minutieux s’engage pour garantir le bon déroulement de la journée.
Définir les thématiques et l’organisation
La première décision concerne le choix des sujets à traiter. Ces thématiques doivent refléter l’actualité de ton entreprise et les enjeux qui justifient l’organisation de cet événement. Je travaille avec ton top management pour identifier les questions vraiment importantes.
Simultanément, tu fixes les paramètres logistiques :
- La date et l’horaire complet de la journée
- Le ou les publics concernés
- Le lieu de rassemblement
- Les modalités linguistiques si nécessaire
Si tu optes pour une participation partielle du personnel, le tirage au sort remplace la désignation nominative. Cette approche évite que certains arrivent avec des revendications préparées et garantit la spontanéité des échanges.
Communiquer et mobiliser les participants
Une première annonce part vers tous les participants potentiels : le « save the date ». Ce message précise les objectifs généraux sans révéler les thématiques exactes. Tu insistes sur un point capital : aucune préparation n’est requise de la part des participants.
Cette communication rassure et libère les agendas sans créer d’anxiété inutile. Les collaborateurs savent qu’ils pourront contribuer spontanément le jour venu.
En parallèle, tu lances un appel à volontaires pour animer les tables. Un animateur par table s’engage, parfois accompagné d’un rapporteur. Ces personnes recevront une formation spécifique avant l’événement.
Former les animateurs de table
Une semaine avant le Tick-Meeting, tu organises une session de formation de deux heures pour les animateurs. Cette rencontre leur présente la conduite détaillée de la journée avec toutes les séquences prévues.
Les animateurs découvrent :
- Le timing précis de chaque phase
- Les questions à poser et les résultats attendus
- Les techniques pour maintenir la dynamique de groupe
- Les astuces pour gérer les personnalités diverses
La conduite minute par minute a été validée préalablement avec le management. Elle précise les sous-questions à explorer et les types d’output à recueillir : critiques constructives, atouts identifiés, idées nouvelles, projets concrets.
Si le climat interne présente des tensions, une présentation préalable aux personnes les plus réticentes peut s’avérer utile pour désamorcer les résistances.
Le déroulement du Tick-Meeting étape par étape
Le jour venu, chaque minute compte. L’organisation suit un protocole précis qui garantit la fluidité des échanges et la qualité des productions collectives.
L’accueil et l’installation des participants
Dès leur arrivée, les participants reçoivent leur badge et l’indication de leur table. Cette répartition a été préparée en amont pour mélanger les services, les niveaux hiérarchiques et les profils.
Chaque table compte dix personnes maximum, animateur compris. Avant le début officiel, l’animateur facilite les présentations mutuelles et installe une ambiance chaleureuse. Ce temps informel compte énormément pour la suite.
Personne ne joue les touristes dans la salle. Même les photographes contribuent à leur manière à l’événement en capturant les moments significatifs qui alimenteront la communication ultérieure.
Le rôle de chaque acteur pendant la réunion
Le CEO ou président ouvre la séance en expliquant les enjeux qui motivent ce rassemblement. Son intervention reste brève mais donne le ton. Il passe ensuite la parole à l’animateur général qui peut travailler en duo avec un binôme.
Cet animateur explique la méthodologie à l’ensemble des participants et clarifie le rôle des animateurs de table. Puis il lance la première thématique de travail. Si besoin, un membre du top management apporte des éléments factuels sans proposer de solution toute faite.
Les débats démarrent alors à chaque table. Les séquences s’enchaînent avec un timing serré, entre 3 et 14 minutes selon les phases. Pour chaque séquence, les participants connaissent :
- La question précise à traiter
- Le type de production attendu (liste, fiche, classement)
- Le temps disponible
Les membres du top management circulent entre les tables pour collecter les productions. Ils les traitent immédiatement sur un ordinateur visible de tous, garantissant ainsi la transparence totale du processus.
La gestion des débats et la collecte des idées
Après chaque thématique (environ une heure de travail), un break permet de souffler. Tu peux alors procéder à un changement complet de tables. Les participants forment de nouveaux groupes tandis que les animateurs restent à leur poste initial. Cette rotation enrichit les perspectives et multiplie les rencontres.
En fin de séance, quand toutes les thématiques ont été explorées, le top management présente une synthèse. Cette restitution couvre les critiques exprimées, les atouts reconnus et les suggestions formulées.
Un vote peut clôturer cette phase pour prioriser certaines propositions. Puis vient le moment convivial du drink ou du cocktail dînatoire qui prolonge les échanges dans une atmosphère détendue.
Que faire après le Tick-Meeting ?
L’après-événement détermine la crédibilité future de ta démarche. Ton top management prend un engagement formel envers tous les participants dès la convocation du Tick-Meeting.
L’engagement du top management
Ta direction s’engage à répondre à chaque suggestion formulée pendant la journée. Cet engagement n’est pas une option mais une obligation morale qui fonde toute la légitimité de la démarche.
Sans ce suivi rigoureux, le Tick-Meeting perdrait tout son sens et créerait frustration et désillusion. Les participants ont donné de leur temps et de leur énergie : ils méritent une réponse claire et honnête.
Les quatre types de réponses aux suggestions
Pour chaque idée ou proposition recueillie, le management formule l’une de ces quatre réponses :
- Validation immédiate : la suggestion sera mise en œuvre rapidement
- Approfondissement : un groupe de travail va étudier la faisabilité
- Refus argumenté : la proposition ne peut être retenue et voici pourquoi
- Confirmation : cette action était déjà lancée, voici l’avancement
Cette grille de lecture permet de traiter systématiquement toutes les contributions sans exception. La transparence prime sur la langue de bois.
La communication des résultats
Dès le lendemain du Tick-Meeting, tu envoies un document complet à tous les participants. Ce compte-rendu contient :
- La liste intégrale des productions (critiques, atouts, suggestions)
- Une sélection de photos de la journée
- Des témoignages de participants si disponibles
Aucune censure ne s’applique à cette restitution. Les participants retrouvent fidèlement ce qui a été dit et proposé.
Par la suite, via tes canaux de communication interne habituels, le top management diffuse progressivement ses réponses selon la grille des quatre options. Ce processus peut s’étaler sur plusieurs semaines selon le volume de suggestions à traiter.
Budget et ressources nécessaires
L’organisation d’un Tick-Meeting mobilise des moyens humains et matériels qu’il convient d’anticiper pour garantir la qualité de l’événement.
Les prestations d’accompagnement
Mon intervention d’accompagnement s’étale sur quatre jours de prestations répartis entre le lancement du projet et le lendemain du Tick-Meeting. Ces journées couvrent :
- L’accompagnement du top management dans la définition des objectifs
- La préparation complète de l’événement
- La formation des animateurs de table
- L’animation générale le jour J
- La production du document de communication du lendemain
Cette prestation garantit la cohérence méthodologique et le respect des principes fondateurs du Tick-Meeting.
Le lieu et le matériel
Le choix du lieu obéit à des contraintes précises. Tu dois trouver un espace capable d’accueillir tous les participants dans une seule et même salle. Les tables rondes de dix personnes doivent pouvoir s’installer confortablement.
Une salle de réception ou un lieu de mariage convient parfaitement. En revanche, un auditoire avec gradins ne permet pas la configuration souhaitée.
Côté matériel, prévois :
Le catering dépend de ton horaire et de ce que tu prévois après la séance plénière. Un simple café d’accueil, un déjeuner complet ou un cocktail dînatoire : tout reste possible selon ton budget.
Les options complémentaires
Au-delà du Tick-Meeting lui-même, tu peux envisager la mise en place d’un nouveau processus de communication interne. Ce dispositif démarre dès le lendemain de l’événement et accompagne la diffusion des décisions managériales.
Cette option prolonge la dynamique créée et maintient l’engagement des participants dans la durée. Elle transforme le Tick-Meeting d’un événement ponctuel en point de départ d’une nouvelle culture de dialogue.
À propos du Tick-Meeting
J’ai développé le concept du Tick-Meeting à partir de plusieurs méthodes participatives existantes. Le nom lui-même reste flexible : tu peux l’adapter pour créer un événement qui résonne avec l’histoire ou les caractéristiques de ton organisation. Rien ne t’impose l’usage d’un terme anglophone.
Sous différentes appellations, cette méthodologie a déjà fait ses preuves dans des contextes variés :
- Des sites industriels (Mondelez, Ortis, Vandeputte)
- Une agence gouvernementale (Fedasil)
- Des établissements bancaires
- Des organisations non gouvernementales
- Des collectifs d’acteurs socio-économiques
- Des organisations syndicales
Cette diversité témoigne de la capacité d’adaptation de la méthode à des cultures organisationnelles très différentes.
FAQ
Combien de temps dure un Tick-Meeting ?
La durée varie selon le nombre de thématiques à traiter. Compte environ une heure par thématique, plus les temps d’accueil, de présentation et de restitution. Un Tick-Meeting standard avec trois thématiques dure entre 4 et 5 heures.
Peut-on organiser un Tick-Meeting en télétravail ?
La méthodologie repose sur les interactions directes et la dynamique de groupe autour de tables physiques. Le format présentiel reste fortement recommandé pour préserver l’efficacité de la méthode et créer ce moment fédérateur particulier.
Que faire si certains managers refusent de participer ?
Le succès du Tick-Meeting repose sur l’implication visible du top management. Si des résistances apparaissent, organise des séances d’explication préalables pour clarifier les objectifs et rassurer sur le processus. La participation active de la direction donne le signal aux équipes.
Comment gérer les participants qui monopolisent la parole ?
Les animateurs de table reçoivent une formation spécifique pour gérer les dynamiques de groupe. Le découpage en séquences courtes et l’obligation de produire des résultats collectifs limitent naturellement les débordements individuels.
Faut-il traiter toutes les suggestions même les plus farfelues ?
Oui, absolument. Le top management s’engage à répondre à toutes les propositions avec l’une des quatre réponses types. Une idée qui semble farfelue peut parfois cacher une intuition pertinente ou révéler une incompréhension qu’il faut lever.
Comment mesurer le succès d’un Tick-Meeting ?
Plusieurs indicateurs permettent d’évaluer l’impact : le taux de participation, la qualité des suggestions recueillies, le nombre de projets effectivement mis en œuvre, l’évolution du climat social dans les mois suivants, et les retours qualitatifs des participants.
Conclusion
Le Tick-Meeting bouleverse les codes de la réunion traditionnelle en plaçant chaque participant au cœur du dispositif. Cette méthodologie transforme un rassemblement professionnel en moment fort qui marque durablement la mémoire collective de ton organisation.
Ta réussite repose sur trois piliers : une préparation minutieuse, un déroulement rythmé qui maintient l’engagement, et surtout un suivi rigoureux des engagements pris. Sans ce dernier élément, tu risques de créer plus de frustration que d’adhésion.
Les organisations qui ont adopté cette approche témoignent d’un avant et d’un après. Les collaborateurs se sentent écoutés, les managers découvrent des réalités terrain insoupçonnées, et des solutions émergent naturellement du collectif.
Tu hésites encore ? Rappelle-toi que le plus grand risque n’est pas d’organiser un Tick-Meeting, mais de continuer à tenir des réunions où personne ne s’écoute vraiment. Ton organisation mérite mieux que des moments vides de sens. Elle mérite des événements qui comptent.
Ce qu’il faut retenir
- Le Tick-Meeting fédère tous les participants autour de réflexions concrètes liées aux enjeux de l’entreprise
- La méthodologie s’adapte aux formats intra et inter-entreprises sans limite de nombre de participants
- La préparation inclut la sélection des thématiques, la formation des animateurs et une communication transparente
- Chaque table de dix personnes travaille sur des séquences courtes et dynamiques de 3 à 14 minutes
- Le top management s’engage formellement à répondre à chaque suggestion avec quatre types de réponses possibles
- Un document complet sans censure part vers tous les participants dès le lendemain de l’événement
- Le budget couvre l’accompagnement, le lieu, le matériel de sonorisation et le catering selon tes besoins
- Des organisations de secteurs variés ont déjà validé l’efficacité de cette approche participative
Je suis Pierre Guilbert, surnommé le Docteur Knol — Toubib d’entreprise : j’aide les organisations à booster leur efficacité grâce au People Management.